Email je ve firmách komunikačním kanálem číslo jedna, v mnoha případech se ale používá nevhodně. Kdy by neměl pracovní email sloužit k vyřizování osobní korespondence? A jakým způsobem bychom měli maily vlastně psát?
Rozdíl mezi pracovním a soukromým emailem je vlastně velký
Firemní email neslouží k osobnímu účelu a naopak, v mnoha společnostech je to jasně dáno interními pravidly. Poslání soukromé pošty do firemního emailu pak může být rizikové. Do firemní sítě se totiž mohou dostat nežádoucí soubory a data. Některé společnosti pak také zapovídají použití osobního emailu během pracovní doby.
A jaké oslovení by se mělo volit? V mnoha firmách je komunikace sjednocena a pro emailové zprávy jsou již nastaveny konkrétní formulace dopředu. Podpis s kontaktními údaji, včetně toho telefonického, je důležitý v každém emailu – ne vše se totiž dá vyřešit jen prostřednictvím internetu. Zaměstnanec by neměl zapomenout nastavit na emailu upozornění na svou dočasnou nepřítomnost v době dovolené, obchodní partneři pak podobnou zprávu jistě ocení a ozvou se později.
Neformálnost je nežádoucí! Pracovní emaily může číst někdo další, při komunikaci s nadřízeným pak není ani vhodné používání smajlíků. Přeposílání emailů s humorným obsahem pak do tohoto prostředí nepatří už vůbec. Emaily jsou také běžně posílány prostřednictvím mobilních telefonů, důležité zprávy ale bude lepší posílat z osobního počítače. Už jen proto, že se odesílatel vyhne možným překlepům, když si celou zprávu po sobě ještě jednou přečte. Mobil také nutí ke stručnějšímu vyjadřování, což není vždycky žádoucí.
Emailová komunikace se nehodí vždy a všude
Je pravdou, že email funguje na jedničku, když je třeba poslat smlouvu, fotografickou dokumentaci, tabulku a tak podobně. Stejné sdělení více příjemcům je také vyřízeno během vteřiny. Osobní kontakt však určitě nejde ničím nahradit. Pokud zaměstnanec ví, že psaný text nepatří k jeho silným stránkám, měl by raději více telefonovat (a opačně). Důležité také je, aby si odesílatel pohlídal velikost přílohy, některé emailové schránky mají své limity. Zvolit co nejkonkrétněji i předmět zaslaného emailu je pak sázka na jistotu – adresát se bude dobře orientovat a tím dříve bude moci odpovědět na dotaz nebo nabídku.
